Personuppgiftsbiträdesavtal
1. Parterna och hur avtalet ingås
Personuppgiftsbiträde: Tayu AB, org.nr 559537-1583, Poststugan 444, 211 65 Malmö, som driver tjänsten Loya på loya.nu (nedan Loya). Personuppgiftsansvarig: caféet som använder Loya för sina kunder (nedan caféet). Caféet godkänner avtalet skriftligt. Ett godkännande i elektronisk form uppfyller kravet på skriftlig form i artikel 28.9 i dataskyddsförordningen. Har caféet presentkort godkänner ägaren avtalet under Presentkort, Inställningar, eftersom villkoren för presentkort tar in det (avsnitt 10). Där sparar Loya vem som godkände, när och vilken version. Andra caféer godkänner avtalet skriftligt på annat sätt, till exempel genom att svara på Loyas e-post med länken till avtalet. Avtalet och caféets val i Loya är caféets dokumenterade instruktioner till Loya.
2. Vad avtalet gäller
Allt Loya gör med personuppgifter åt caféet: anmälningssidan, stämpelkorten i Apple Wallet och Google Wallet, stämplar och belöningar, kundsidan, vänlänkarna, notiser på korten, sms- och mms-utskick, och presentkorten med köpsida, kvitto och ångerfunktion. Ändamålet är att driva caféets lojalitetsprogram och presentkort så länge caféet använder Loya. De registrerade är caféets kunder i lojalitetsprogrammet, och köpare och mottagare av caféets presentkort.
3. Uppgifterna
Kunder i lojalitetsprogrammet: förnamn, efternamn, e-post och mobilnummer. Kort, stämplar, besök och belöningar, och vem i personalen som stämplade. Kundens val om sms och stopp för sms om enskilda kort. Ett ja vid anmälan och varje ändring på kundsidan sparas i samtyckesloggen med tid, texten kunden såg, IP-adress och webbläsare. Vem som bjöd in vem med vänlänken. För Wallet en kod för telefonen och en push-adress (Apple Wallet) eller kortets id hos Google (Google Wallet). En logg över notiser och utskick. Presentkort: köparens namn, mobilnummer och e-post, mottagarens mobilnummer, hälsningen, kortets saldo och användning, ångrade köp och återbetalningar. Inga känsliga uppgifter. Caféet skriver inget om hälsa, allergier eller liknande om enskilda kunder, varken i utskick eller i anteckningar. Loya sparar inte kundernas position.
4. Caféets ansvar
Caféet ansvarar för att det finns en rättslig grund för behandlingen och för att kunderna får information om den. Loyas integritetspolicy på loya.nu/privacy är skriven för caféernas kunder och länkas från anmälningssidan och kundsidan. Rutan för sms-erbjudanden på anmälningssidan är ikryssad från början och har en standardtext. Caféet kan be Loya att ändra båda. Kunden kan bocka ur rutan innan kortet skapas och slå av sms på kundsidan efteråt. Caféet ansvarar för att kundernas val räcker som samtycke för caféets utskick. Loya skickar sms och mms med erbjudanden bara till kunder som har valt att få dem och inte har stängt av dem, och varje sådant meddelande har en länk där kunden kan sluta få dem. Notiser på korten i Wallet kan kunden stänga av i kortets inställningar i telefonen. Caféet ansvarar för innehållet i sina utskick och sina presentkort.
5. Loyas åtaganden
Loya behandlar uppgifterna bara enligt caféets dokumenterade instruktioner, också när det gäller överföring till land utanför EU/EES, och aldrig för egen marknadsföring eller för att sälja vidare. Kräver en lag att Loya behandlar uppgifterna på annat sätt informerar Loya caféet innan, om lagen inte förbjuder det. Loya säger till direkt om en instruktion strider mot dataskyddsreglerna. Den som arbetar för Loya med uppgifterna har tystnadsplikt och når dem bara när det behövs. Loya skyddar uppgifterna med krypterad överföring, behörighetsstyrning i databasen så att varje café bara når sina egna kunder, åtkomst bara för den som behöver den, och loggning. Loya hjälper caféet att svara när en kund vill ha registerutdrag, rättelse, radering eller sina uppgifter i ett maskinläsbart format, och med säkerhet, konsekvensbedömningar och förhandssamråd (artikel 32–36). Caféet kan själv exportera kundlistan och ta bort kunder under Kunder. En personuppgiftsincident meddelas caféet utan onödigt dröjsmål och senast inom 48 timmar, med det som då är känt.
6. Underbiträden och var uppgifterna finns
Caféet godkänner följande underbiträden: • Supabase (Supabase Inc., USA): databasen och inloggningen. Får alla uppgifter i tjänsten. Plats: Stockholm (Amazon Web Services, eu-north-1). • Vercel (Vercel Inc., USA): webbplatsen och servrarna. Får uppgifterna när de passerar servern, IP-adress och tekniska loggar. Plats: servrarna körs i Stockholm. • 46elks (46elks AB, Sverige): sms och mms. Får mobilnummer och meddelandet. Plats: Sverige. • Resend (Resend Inc., USA): e-post. Får e-postadress, namn och meddelandet, till exempel länken för att hämta kortet igen och kvitton för presentkort. Plats: USA. • Sentry (Functional Software Inc., USA): felrapporter. Får tekniska uppgifter om ett fel, som sidans adress, webbläsare och ibland IP-adress, och en inspelning av hur sidan används, för en liten del av besöken och för besök där ett fel uppstår, där all text och alla inmatningar är dolda. Plats: EU (Frankfurt). • Apple (Apple Inc., USA, och Apple Distribution International, Irland): Apple Wallet: signalen till telefonen när kortet har ändrats. Får en kod för telefonen (push-token). Själva kortet hämtar telefonen direkt från Loya. Plats: USA och EU. • Google (Google LLC, USA, och Google Ireland Ltd, Irland): Google Wallet. Får kortets innehåll (förnamn, stämplar, vänkod och kortets nummer) och caféets meddelanden till kortet, som kan innehålla förnamnet. Plats: USA och EU. • goQR.me (foundata GmbH, Tyskland): ritar QR-koder som personalen visar i Loya. Får innehållet i QR-koden: kundens id eller länken för att hämta kortet igen. Plats: Tyskland. Supabase, Vercel, Resend, Sentry, Apple och Google är amerikanska bolag eller ägs av sådana. Där det går lagras uppgifterna i EU: databasen och servrarna finns i Stockholm och felrapporterna i Frankfurt. Förs uppgifter över till USA, eller kan de nås därifrån, skyddas det av EU-kommissionens standardavtalsklausuler i leverantörens avtal och, för leverantörer som är anslutna till det, av EU–US Data Privacy Framework. Loya ansvarar mot caféet för att underbiträdena fullgör sina skyldigheter. Loya meddelar nya underbiträden med e-post minst 30 dagar innan de börjar användas. Caféet kan invända och i så fall säga upp avtalet. Betalningar för presentkort går till caféets eget konto hos Stripe eller caféets Swish Handel-nummer i caféets bank. Där är caféet självt kund, och Stripe, Swish och banken är inte Loyas underbiträden.
7. Lagring, gallring och radering
Kunderna finns kvar så länge caféet har dem i Loya. Loya tar inte bort kunder automatiskt. Tar caféet bort en kund under Kunder raderas kunden direkt, med kort, stämplar, belöningar, vänkopplingar, Wallet-kopplingar, val om sms och samtyckesloggen. Skanningar och klick på omdömeslänkar finns kvar i caféets statistik utan koppling till kunden. Kort som kunden har sparat i Wallet slutar uppdateras men tas inte bort från telefonen; det gör kunden själv. Har kunden kortet i Google Wallet ligger kortobjektet (förnamn, stämplar och vänkod) kvar hos Google; Loya varken ändrar eller tar bort det i dag. Loggen över notiser raderas efter 90 dagar och händelser från telefonernas Wallet efter 30 dagar. Loya gallrar automatiskt varje natt. Presentkort: namn, nummer, e-post och hälsning raderas 12 månader efter att kortet är förbrukat, ångrat, makulerat eller har gått ut. Beställningar som aldrig betalades raderas efter 30 dagar. Belopp, datum och kortets händelser sparas i sju år för bokföringen, utan namn och nummer. När avtalet upphör kan caféet först exportera sin kundlista och sina presentkort. Caféet meddelar Loya med e-post om uppgifterna ska raderas eller lämnas tillbaka, och Loya gör det inom 90 dagar från beskedet. Det görs för hand; Loya raderar inte caféets uppgifter automatiskt när abonnemanget tar slut. Finns uppgifter kvar i en säkerhetskopia hos databasleverantören skrivs de över när kopian byts ut.
8. Granskning
Loya ger caféet den information som behövs för att visa att avtalet följs. Caféet har rätt att granska det, själv eller genom en oberoende granskare med tystnadsplikt, efter 30 dagars varsel och högst en gång per år om inte en incident motiverar mer. Varje part står för sina egna kostnader.
9. Det Loya ansvarar för självt
Loya är självständigt personuppgiftsansvarigt för det Loya behöver för egen räkning: säkerhet och spärrar mot missbruk (där IP-adress och webbläsare används), felloggar, och kontona, abonnemanget och faktureringen för caféets ägare och personal. Det beskrivs i integritetspolicyn på loya.nu/privacy.
10. Ansvar, ändringar och kontakt
Varje part ansvarar för sina egna skyldigheter enligt dataskyddsförordningen. Ersättning till en registrerad fördelas enligt artikel 82. Avtalet gäller så länge Loya behandlar personuppgifter åt caféet, och därefter tills uppgifterna är raderade eller återlämnade. Ändras avtalet i sak meddelar Loya caféet med e-post minst 15 dagar innan och ber om ett nytt godkännande. Tidigare versioner lämnas ut på begäran. Svensk rätt gäller. Frågor om personuppgifter: alex@loya.nu.